Stok Yönetimi: Devir Hızı, Emniyet Stoku ve Sayımın Tutmama Sebepleri

Stok devir hızı, belirli bir dönemde stokunuzun kaç kez tükenip yenilendiğini gösterir. Satılan malın maliyetinin ortalama stok değerine bölünmesiyle bulunur. Yüksek devir, aynı sermayeyle daha çok iş yaptığınız anlamına gelir; düşük devir, paranızın rafta beklediğini.

Stok devir hızı = Satılan Malın Maliyeti (SMM) / Ortalama Stok Değeri

Ortalama Stok = (Dönem başı stok + Dönem sonu stok) / 2

Stokta bekleme süresi (gün) = 365 / Stok devir hızı

Yıllık SMM ............... 4.800.000 TL
Dönem başı stok .......... 700.000 TL
Dönem sonu stok .......... 900.000 TL

Ortalama stok = (700.000 + 900.000) / 2 = 800.000 TL
Devir hızı    = 4.800.000 / 800.000 = 6
Bekleme süresi = 365 / 6 = 61 gün

Yorum: Ortalama bir ürün rafta 61 gün bekliyor.
Vadeniz 45 gün ise, mal satılmadan önce ödeme yapıyorsunuz.

Devir hızının "iyi" bir değeri yoktur; sektöre ve ürün tipine göre çok değişir. Anlamlı olan tek karşılaştırma kendi geçmişinizledir. Devir hızınız üç çeyrektir düşüyorsa, ya yanlış ürün alıyorsunuz ya da satış hızınız değişmiş ama sipariş alışkanlığınız aynı kalmış demektir.

Ürünlerinizin küçük bir kısmı cironun büyük kısmını üretir. ABC analizi, ürünleri yarattıkları değere göre üç gruba ayırır ve hangi gruba ne kadar yönetim eforu ayrılacağını belirler. Amaç tasnif etmek değil, dikkati doğru yere koymaktır.

1. Her ürün için yıllık kullanım değerini hesaplayın: yıllık satış adedi × birim maliyet.
2. Ürünleri bu değere göre büyükten küçüğe sıralayın.
3. Kümülatif yüzdeyi çıkarın: her satırda o ana kadarki toplamın, genel toplama oranı.
4. Kümülatif %80'e kadar olanlar A, %80–95 arası B, kalanlar C grubudur.
5. Her gruba farklı bir yönetim kuralı yazın — asıl iş budur, sınıflandırma değil.

C grubunda hata yapmak ucuzdur; A grubunda hata yapmak pahalıdır. Bu yüzden zamanınızın büyük kısmını A grubuna ayırın. Pek çok işletme tam tersini yapar: en çok tartışılan ürünler, en çok şikâyet gelen ucuz kalemler olur ve asıl paranın döndüğü ürünler kimsenin gündemine girmez.

Kritik seviye, siparişi verdiğiniz noktadır: tedarik süresi boyunca satacağınız miktar artı bir güvenlik payı. Emniyet stoku ise talebin ya da tedarik süresinin beklenenden kötü gitmesi ihtimaline karşı tutulan tampondur. İkisi birlikte hesaplanır.

Kritik seviye = (Ortalama günlük satış × Ortalama tedarik süresi) + Emniyet stoku

Emniyet stoku = (En yüksek günlük satış × En uzun tedarik süresi)
              - (Ortalama günlük satış × Ortalama tedarik süresi)

Ortalama günlük satış ......  8 adet
En yüksek günlük satış ..... 14 adet
Ortalama tedarik süresi ....  6 gün
En uzun tedarik süresi ..... 10 gün

Emniyet stoku = (14 × 10) - (8 × 6) = 140 - 48 = 92 adet
Kritik seviye = (8 × 6) + 92 = 48 + 92 = 140 adet

Yorum: Stok 140 adede düştüğünde sipariş verilir.
En kötü senaryoda bile (14 adet/gün, 10 gün) stok bitmez.

Bu formül en kötü durumu esas alır ve bilinçli olarak temkinlidir. Emniyet stoku fazla geliyorsa, sebebi çoğu zaman tedarik süresinin dalgalı olmasıdır. Tedarikçinizin teslim süresini altı günden dört güne indirmek, emniyet stokunu doğrudan düşürür — yani tedarikçiyle yapılan bir görüşme, depoya yapılan yatırımdan daha ucuz olabilir.

Kritik seviye "ne zaman" sorusunu cevaplar; "ne kadar" ayrı bir sorudur. Ekonomik sipariş miktarı, sipariş başına sabit maliyet ile stok taşıma maliyetini dengeleyen noktayı verir. Sonuç bir başlangıç noktasıdır; koli katı ve minimum sipariş şartı ile yuvarlanır.

EOQ = karekök( (2 × D × S) / H )

D = Yıllık talep (adet)
S = Sipariş başına sabit maliyet (nakliye, işçilik, evrak)
H = Birim başına yıllık stok taşıma maliyeti
    (depo + sigorta + bağlanan sermayenin maliyeti)

Yıllık talep (D) ................ 2.400 adet
Sipariş başına maliyet (S) ...... 1.500 TL
Birim yıllık taşıma maliyeti (H) .. 120 TL

EOQ = karekök( (2 × 2.400 × 1.500) / 120 )
    = karekök( 7.200.000 / 120 )
    = karekök( 60.000 ) = 245 adet

Yılda kaç sipariş: 2.400 / 245 = yaklaşık 10 sipariş
Yani ortalama beş haftada bir, 245 adetlik sipariş.

Formülün gerçek değeri kesin sayıyı vermesi değil, iki maliyet arasındaki dengeyi görünür kılmasıdır. Sipariş maliyetiniz yüksekse (uzak tedarikçi, gümrük, yüksek nakliye) daha seyrek ve büyük sipariş verirsiniz; taşıma maliyetiniz yüksekse (pahalı ürün, dar depo, yüksek faiz ortamı) daha sık ve küçük sipariş vermek mantıklıdır. Faiz ortamı değiştiğinde sipariş alışkanlığınızın da değişmesi gerektiğini bu formül gösterir.

Sayım farkı çoğunlukla hırsızlıktan değil, kayıt zamanlaması ve süreç boşluklarından çıkar. Farkı azaltmanın yolu daha sık saymak değil, farkın hangi işlemden doğduğunu bulup o işlemi düzeltmektir.

Farkı bulmanın en hızlı yolu, fark çıkan ürünün hareket dökümünü sondan başa okumaktır. Sayım tarihinden geriye doğru gidip her hareketin bir belgeye dayandığını kontrol edin. Belgesiz ilk hareketi bulduğunuz yerde fark başlar. Bu yüzden sistemde her hareketin bir belgeye bağlı olması, sonradan aranan tek özelliktir.

Sayım doğruluğu (%) = (Farksız sayılan ürün çeşidi / Sayılan toplam çeşit) × 100

Not: Adet üzerinden değil, ÇEŞİT üzerinden hesaplayın.
1.000 adetlik bir kalemde 3 adet fark ile 4 adetlik bir kalemde
3 adet fark aynı şey değildir; ikisi de bir çeşit hatasıdır ama
ikincisi süreçte çok daha ciddi bir boşluğa işaret eder.

Yılda bir yapılan tam sayım, işi durdurur ve farkı bulunamayacak kadar geç ortaya çıkarır. Döngüsel sayımda her gün küçük bir grup ürün sayılır; yıl içinde her ürün grubu değerine göre birkaç kez sayılmış olur ve fark daha çıktığı hafta yakalanır.

1. 01

   Grupları ABC'ye göre kurun

   A grubu ürünler sık, C grubu ürünler seyrek sayılır. Değerin çoğunun bulunduğu yerde daha sık kontrol, mantıklı olan tek dağılımdır.

2. 02

   Günlük küçük bir liste çıkarın

   Günde 15–30 çeşit sayılabilecek bir liste, mesai içinde yarım saatte biter. Uzun listeler ertelenir; ertelenen sayım yapılmamış sayılır.

3. 03

   Sayan kişi ile kaydeden kişiyi ayırın

   Sayımı yapan kişinin farkı kendi düzeltmesi, kontrolün amacını ortadan kaldırır. Fark başka biri tarafından onaylanmalıdır.

4. 04

   Farkı düzeltmeden önce sebebini yazın

   Sebebi yazılmayan düzeltme kaydı, aynı farkın gelecek ay tekrar çıkmasını garanti eder. Tek satırlık bir sebep bile örüntüyü görünür kılar.

5. 05

   Aylık olarak sebep dağılımına bakın

   Farkların hangi sebepten çıktığını sayın. En çok tekrar eden sebep, o ay düzeltmeniz gereken süreçtir. Sayım bir ölçüm aracıdır; asıl iş süreci düzeltmektir.

Ölü stok, uzun süredir hareket görmeyen ve büyük ihtimalle normal fiyattan satılmayacak olan maldır. Depoda yer, sermayede pay ve raporda gürültü üretir. Çözümü tespit etmek değil, tespit sonrası karar vermektir.

Ölü stok tespiti için karmaşık bir yönteme gerek yok: son hareket tarihi bugünden belirli bir gün sayısı geriden olan kalemleri listeleyin. Eşiği ürün tipine göre belirleyin — hızlı tüketilen bir kalemde 90 gün uzun bir süredir, mevsimsel bir üründe kısa. Önemli olan eşiğin yazılı ve sabit olmasıdır.

Karar vermemek de bir karardır ve genellikle en pahalısıdır. Ölü stok listesini çıkarıp hiçbir şey yapmayan işletme, altı ay sonra aynı listeyi daha uzun hâliyle yeniden çıkarır. Listeye bir karar tarihi koyun; o tarihte dört seçenekten biri uygulanmış olmalı.

Stok yönetimini karmaşık raporlarla değil, düzenli takip edilen birkaç sayıyla yönetebilirsiniz. Aşağıdaki dördü aylık olarak yazın ve geçen ayın yanına koyun. Eğilim, tek bir ayın değerinden daha çok şey söyler.

Bu dört sayıyı elle hesaplamak mümkündür ama her ay tekrarlanacaksa sistemden otomatik alınması gerekir. Stok hareketlerinin tamamı belgeye bağlıysa dördü de tek bir sorguyla çıkar. Bağlı değilse, önce kayıt disiplinini kurmak gerekir — ölçüm ondan sonra anlam kazanır.